Unternehmen haben oft mit Papierdokumenten zu kämpfen, was zu fehlenden, veralteten oder ungesicherten Informationen führen kann. Mit dem exponentiellen Wachstum der Daten in den letzten Jahren ist die Verwaltung der digitalen Dokumentation zudem zu einer immer größeren Herausforderung geworden.
Die Lösung für solche Probleme liegt in einer intelligenten Unterstützung für das organisatorische Dokumentationsmanagement.
Was ist DMS und wie profitiert es von AI?
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind Softwareprogramme, die Unternehmen bei der Speicherung, Verwaltung und Verfolgung elektronischer Dokumente unterstützen. Mit KI können digitale Dokumente intelligenter, einfacher und schneller als Papierdokumente verarbeitet, gespeichert und extrahiert werden. Dies kann dazu beitragen, Zeitverschwendung zu vermeiden, die Zusammenarbeit und das Engagement zu verbessern und allgemeine Arbeitsabläufe zu beschleunigen.
Da das DMS mit KI mehr Dokumente und Daten liest, kann es außerdem seine Fähigkeit zur Identifizierung und Verarbeitung von Informationen durch Automatisierung verbessern. So kann das DMS mit KI beispielsweise die Klassifizierung von Dateien automatisieren, Daten aus mehreren Quellen extrahieren, Dokumente nach relevanten Kategorien gruppieren und die Entwicklung von Inhalten und Dokumenten unterstützen. Dies kann Zeit sparen und die Genauigkeit verbessern, was zu einer besseren Entscheidungsfindung und einer höheren Produktivität führt.
DMS kann die Sicherheit erhöhen, indem es den Zugang zu sensiblen Dokumenten kontrolliert und robuste Zugangskontrollen wie Benutzerberechtigungen und Passwortschutz bietet, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Informationen zugreifen können. Dies kann dazu beitragen, Datenschutzverletzungen zu verhindern und die Organisation vor möglichen rechtlichen und finanziellen Verpflichtungen zu schützen.
Ein zuverlässiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, doch die einfache Speicherung von Dokumenten reicht in der heutigen digitalen Landschaft nicht mehr aus. Um Ihren Dokumentenverwaltungsprozess wirklich zu optimieren, sollten Sie ein DMS in Betracht ziehen, das über die einfache Speicherung hinaus zusätzliche Funktionen bietet.
In diesem Artikel gehen wir auf vier wesentliche Aspekte ein, die ein DMS von anderen abheben.
Wie wählen Sie das beste DMS für Ihre Produktunterstützung?
1. Mehrsprachige Unterstützung und automatische Übersetzung
Ein wirklich robustes DMS sollte Sprachbarrieren überwinden und mühelos Dokumente in mehreren Sprachen verarbeiten.
Das bedeutet, dass wir über eine einfache Übersetzungsfunktion hinausgehen und sicherstellen müssen, dass die Suchfunktion intelligent genug ist, um relevante Informationen in Dokumenten zu finden, auch wenn diese nicht in der Sprache der ursprünglichen Anfrage vorliegen.
Egal, ob Sie mit globalen Teams oder internationalen Kunden zu tun haben, ein DMS, das Sprachunterschiede versteht und überbrückt, ist für eine nahtlose Zusammenarbeit und eine effiziente Informationsabfrage unerlässlich.
2. stichwortartige Suche und NLP-gestützte Suche
Herkömmliche Suchfunktionen für Schlüsselwörter können einschränkend sein, vor allem wenn die Benutzer Schwierigkeiten haben, die richtigen Schlüsselwörter zu finden oder wenn die Informationen über verschiedene Dokumente verstreut sind.
Ein zukunftsorientiertes DMS umfasst Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), um erweiterte Suchfunktionen zu ermöglichen. Dadurch können die Benutzer Fragen stellen und erhalten präzise Antworten, die bei Bedarf aus mehreren Quellen zusammengeführt werden.
Durch den Einsatz von NLP wird Ihr DMS zu einem intelligenten Assistenten, der den Nutzern hilft, die benötigten Informationen zu finden, selbst wenn sie sich bei den spezifischen Schlüsselwörtern unsicher sind.
3. Metadaten
Ein effizienter Zugriff auf die Dokumentation ist von entscheidender Bedeutung für die Produktivität. Ein DMS, das Metadaten unterstützt, ermöglicht es Benutzern, Dokumente auf der Grundlage relevanter Attribute wie Tags, Schlüsselwörter und Kategorien zu organisieren und zu kategorisieren.
Ein hervorragendes DMS geht jedoch über die manuelle Anwendung von Metadaten hinaus. Indem es den Inhalt der hochgeladenen Dokumente versteht, kann das System automatisch relevante Metadaten-Tags zuweisen und so die Organisation und den Abruf von Dokumenten optimieren.
Mit dieser intelligenten Funktion wird das Auffinden des richtigen Dokuments zum Kinderspiel, was die Produktivität steigert und wertvolle Zeit spart.
4. Rich-Media-Unterstützung
Moderne Geschäftsumgebungen erfordern die Unterstützung verschiedener Dateitypen, darunter Textdateien, Schaltpläne, technische Zeichnungen und sogar Videos.
Ein umfassendes DMS sollte eine breite Palette von Rich-Media-Formaten unterstützen und sicherstellen, dass alle wertvollen Informationen gespeichert, indiziert und leicht auffindbar sind.
Ganz gleich, ob Sie Multimedia-Projekte verwalten oder mit verschiedenen Inhaltstypen arbeiten, ein DMS, das Rich-Media-Unterstützung bietet, garantiert, dass Ihr Team alle relevanten Assets effizient auffinden und nutzen kann.
Bei KNOWRON haben wir uns zum Ziel gesetzt, Organisationen, insbesondere mobile Mitarbeiter, bei ihren täglichen Aufgaben mit einem KI-basierten virtuellen Assistenten zu unterstützen, der als leistungsstarkes Dokumentationsmanagementsystem dient. Im Gegensatz zu einfachen DMS basiert unser Produkt auf der Technologie der natürlichen Sprachverarbeitung, die es dem System ermöglicht, schnell Informationen aus der gesamten Dokumentationspipeline auszuwählen und zu extrahieren. Mit unserem virtuellen Assistenten können Benutzer einfach Fragen stellen und erhalten innerhalb weniger Sekunden Antworten.
Wir sind bestrebt, realistische Ziele zu erreichen, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.
Förderung der Transparenz in der gesamten Organisation
Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter bei Bedarf auf die richtigen Dokumente zugreifen können, egal ob es sich um Handbücher, Verfahrensanweisungen, Tutorials, Richtlinien oder andere Arten von Unterlagen handelt.
Mit unserem DMS stellen wir einen zentralen Speicherort für alle Dokumente zur Verfügung und sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter mit denselben Informationen arbeiten. Dieses zentrale Repository wird zur Quelle der Wahrheit für die gesamte Organisation und fördert die Transparenz.
Schnelles Durchsuchen mehrerer Dokumente
Unser DMS macht jedes Dokument in Sekundenschnelle vollständig durchsuchbar, so dass die Mitarbeiter die benötigten Informationen schnell finden können, ganz gleich, ob sie im Titel, in den Tags oder im Text des Dokuments enthalten sind. Mit dieser Funktion kann mobile Mitarbeiter effizienter und produktiver arbeiten.
Sichere Speicherung von Inhalten
Knowron DMS bietet eine sichere Ablage für alle Dokumente und gewährleistet, dass sie in einem zentralen System gesammelt werden und sensible Daten geschützt sind. Diese Funktion hilft Organisationen bei der Einhaltung von Vorschriften und Standards, wie z. B. der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR), die eine sichere Verarbeitung personenbezogener Daten vorschreibt.
Fördern Sie die Zusammenarbeit und die Erstellung von Inhalten
Wenn ein DMS den Benutzern die Möglichkeit bietet, Inhalte zu erstellen, z. B. Tutorials, Anleitungen zur Fehlerbehebung oder Berichte, können die Mitarbeiter in Echtzeit gemeinsam an den Dokumenten arbeiten, wodurch die Erstellung von Inhalten einfacher und schneller wird. Mit dieser Funktion entfällt die Notwendigkeit der Hin- und Herbearbeitung durch E-Mail-Threads, Entwürfe und andere zeitaufwändige Methoden.
Was steht auf dem Spiel?
- Effiziente Zeitnutzung, da das Durchsuchen von Dokumentensilos im Unternehmen nach relevanten Informationen und Wissen entfällt
- Kosteneffiziente Abläufe und Dienstleistungen mit einem kompetenteren, sichereren und fehlerfreien Personal
- Sicherstellung der Konformität durch die Verwendung verifizierter Wissensquellen und die Dokumentation aller Anfragen und Anweisungen zur Rückverfolgbarkeit
In unserem Unternehmen bemühen wir uns jeden Tag darum, unseren Kunden eine intelligente und effiziente Lösung für die Verwaltung ihrer Dokumente zu bieten.
Um dies zu erreichen, fragen wir uns ständig, welche Funktionen unser Produkt enthalten sollte, um die bestmögliche Unterstützung für das Dokumentenmanagement zu bieten. Wir sind uns der Herausforderungen bewusst, mit denen Unternehmen und die Branche heute konfrontiert sind, und es ist unsere Aufgabe, unser Produkt in dieser Hinsicht zu einem Wendepunkt zu machen.
Dank des Fachwissens und der Kompetenzen unseres Teams verbessern wir ständig die Fähigkeiten unseres Systems. Wir sind zuversichtlich, dass unser virtueller Assistent die spezifischen Funktionen enthalten wird, die ihn leistungsfähig machen und ihn im Bereich der Dokumentationsverwaltung auszeichnen.
